KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance indicators được hiểu là chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI chính là só liệu chính xác nhất để đánh giá một doanh nghiệp trong các vấn đề như mục tiêu doanh nghiệp, thực lực doanh nghiệp và tiến độ làm việc của doanh nghiệp.
Mục Lục
KPI là gì?
Các công ty cũng sử dụng chỉ số KPI để đo lường năng suất hoạt động và khai thác năng lực của nhân viên trong công ty. Những nhân viên có trình độ và có ý chí sẽ đạt được chỉ số KPI mà công ty đưa ra, ngược lại nếu nhân viên không đủ khả năng hoặc làm việc không tập trung hay chưa có sự cố gắng thì cũng sẽ phản ánh kết quả ở chỉ số KPI. Nhờ có chỉ số KPI mà doanh nghiệp biết mình cần làm gì bước tiếp theo trong vấn đề nhân sự cũng như thiết lập các kế hoạch kinh doanh.
Chỉ số KPI được áp dụng cho nhiều phòng ban ví dụ như: Marketing, Sales, Product,…tuy nhiên chúng ta không phân loại KPI theo các phòng ban mà KPI được chia ra làm 2 loại chính đó là KPI mang mục tiêu chiến lược và KPI mang mục tiêu chiến thuật.
– KPI mang mục tiêu chiến lược chính là profit, tiền, market share,…và loại KPI này có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động của công ty. Nếu như KPI đạt được không chạm tới KPI đã dự tính thì công ty sẽ bị chịu những tổn thất nặng nề.
– KPI mang mục tiêu chiến thuật, đây là loại KPI nhằm đặt ra mục tiêu để phục vụ cho việc đạt KPI theo chiến lược. Ví dụ bạn đặt KPI cho việc seeding của một Website hoặc một Fanpage đó là trong 1 tuần kéo đc 10.000 seeding. KPI bạn vừa đặt ra có hoàn thành được hay không thì nó cũng không có ảnh hưởng lớn gì đến kết quả kinh doanh của công ty.
Trên đây là bản chất của 2 loại KPI mà mình đã chia sẻ cho các bạn. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn đánh giá thực hiện công việc bằng KPI để có thể biết và hiểu rõ hơn về vai trò của KPI đối với các doanh nghiệp quan trọng như thế nào.
Khi xây dựng hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu công việc của nhân viên theo tiêu chí SMART như sau:
– S – Specific: Mục tiêu cụ thể
– M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
– A – Achiveable: Mục tiêu có thể đạt được
– R – Realistics: Mục tiêu thực tế
– T – TimEbound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Đánh Giá Thực Hiện Công Việc Bằng KPI
Sau khi đã xây dựng các tiêu chí thì bạn cần phải biết cách xây dựng quy trình đánh giá việc thực hiện công việc.
Bước 1: Điều đầu tiên bạn cần phải làm đó là xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá thực hiện công việc
Trong quy trình đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần xác định các công việc, trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban và nhân viên. Các yếu tố này phải thể hiện đặc trưng công việc của từng phòng ban và bản thân nhân viên đó cũng như có liên quan đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Bước 2: Tiếp theo trong giai đoạn này bạn cần xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc.
Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc. Dựa vào đặc thù doanh nghiệp, cấp quản lý phải chọn ra một phương pháp đánh giá thực hiện công việc khả thi và phù hợp với mục tiêu, tầm nhìn chiến lược, văn hóa của doanh nghiệp đó.
Bước 3: Bạn cần phải đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc.
Để đảm bảo việc triển khai đánh giá thực hiện công việc chính xác và minh bạch, hệ thống chỉ số KPI cần được thiếp lập đủ, đúng và đồng thời cấp quản lý cũng cần được huấn luyện kỹ càng về việc đánh giá thực hiện công việc theo KPI.
Bước 4: Hãy mở một cuỗ họp và bắt tay vào việc thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về buổi đánh giá thực hiện công việc.
Cấp quản lý cần thông báo và thảo luận rõ ràng với từng phòng ban, nhân viên về tầm quan trọng, nội dung, cách thức và phạm vi của việc đánh giá thực hiện công việc. Như vậy việc đánh giá thực hiện công việc sẽ diễn ra hiệu quả hơn.
Bước 5: Đây chính là bước cuối cùng trong công việc đánh giá thực hiện công việc theo KPI mà bạn cần phải làm.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc so với hệ thống chỉ số đánh giá KPI đã đề ra sẽ giúp cấp quản lý và nhân viên có cái nhìn cụ thể hơn về mục tiêu và hiệu suất công việc đang diễn ra. Sau buổi đánh giá, cấp quản lý cần thảo luận thêm về kết quả đánh giá thực hiện công việc. Việc chỉ ra những điểm tốt và những điểm yếu trong kết quả công việc sẽ giúp họ khắc phục và nâng cao hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, việc vạch ra các phương hướng phát triển và mục tiêu công việc mới là yếu tố quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc. Cấp quản lý cần theo dõi và thực hiện sâu sát vấn đề này thì việc đánh giá thực hiện công việc mới phát huy hiệu quả.
Như vậy, mình đã chia sẻ cho các bạn hiểu thế nào là KPI và các làm thế nào để chúng ta có thể đánh giá thực hiện các công việc thông qua KPI một cách hiệu quả nhất. Nhờ có các chỉ số KPI và đặt ra mục tiêu để đạt được chỉ số KPI mà doanh nghiệp mới có sự cố gắng, nỗ lực hết mình để đem lại kết quả cao nhất mà tổ chức đã đề ra. Bên cạnh đó có thể phát huy toàn bộ sức lực cũng như trình độ của các cá nhân trong tổ chức. Việc xác định KPI đối với một tổ chức, doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại của công ty.